Выполнение различных этапов строительных работ, чаще всего, сопровождается документально, особенно в тех случаях, когда речь идет о выполнении строительных или ремонтных работ бригадой специализированной строительной компании. Не являются исключением и случаи, когда за выполнение работ берутся отдельно взятые мастера, не принадлежащие ни к одной из имеющихся компаний или организаций, работа которых ведется на официальном уровне, при наличии лицензий и прочих разрешительных документов. Документальное сопровождение включает в себя договора, счета и строительные сметы, доверенности, акты выполненных работ и другие виды бумаг.
Кроме сопроводительной документации, строительными компаниями различных уровней используются компьютерные средства автоматизации систем учета и расчета процессов строительства тех или иных объектов жилой и коммерческой недвижимости. В процессе проектирования строений применяются мощные компьютерные инструменты, которые позволяют в значительной степени сократить сроки исполнения заказа, а также, исключить возможность допущения различных ошибок, связанных с человеческим фактором. С точки зрения бухгалтерского учета, могут применяться различные программы, которые позволяют контролировать расходы, составлять отчеты по ключевым параметрам, выполнять расчет заработной платы сотрудников и многие другие бухгалтерские операции. К числу таких программ принадлежит популярный проект 1С, который способен в значительной степени упростить и облегчить ежедневную работу бухгалтера строительной компании.
Строительная же смета, является ключевым документом, любого строительного объекта, поскольку фиксирует затраты на выполнение ремонтных или строительных работ. Сметы составляются строительными компаниями или индивидуальными подрядчиками для участия в тендерах, а также, перед выполнением работ, различного уровня, без проведения тендерных торгов. Официальный документ, который представляет собой строительная смета, включает такие параметры, как объем и стоимость выполняемых работ, количество необходимого материала и его цена, а также, все необходимые расходы дополнительного характера, которые включают в себя транспортные затраты, налоги, стоимость разгрузки и погрузки материалов и ряд других факторов.
Смета, участвующая в тендерных торгах должна отображать наиболее выгодные предложения и содержать подробную, конкретную и достоверную информацию, которая соответствует реальной действительности. Предварительные сметы предоставляются заказчику, который их рассматривает и проверяет на предмет подлинности, а представители строительной компании, тем временем, изучают объект на предмет возникновения непредвиденных расходов, не учтенных в предварительной смете.
Кроме смет для участия в тендерах, существуют, также, сметы локальные, объектные и свободный сметный отчет. При этом локальная смета представляет собой документ на выполнение одного из видов услуг, а объектные сметы представляют собой обобщающий тип локальных смет. Сводный отчет включает в себя абсолютно все расходы, включая демонтажи старых конструкций, аренду техники, вывоз строительного мусора и прочие неквалифицированные работы.
Основное назначение строительных смет заключается в разрешении возможных денежных разногласий, а также, в возможности наиболее рационального использования материальных ресурсов.