В последнее время в хозяйственно-экономической жизни России всё большее значение играют тендеры. Если государственная или муниципальная организация желает получить какой-либо товар или услугу на сумму более 100000 рублей, то она по закону обязана объявлять тендер. Часто тендеры объявляют и частные компании. Причём тендер может быть объявлен буквально на все виды работ и услуг — например часто объявляются тендеры на ремонт зданий, поставку для компании или государственной организации каких-либо товаров. Проведение тендера включает в себя несколько этапов.
На первом этапе специалисты компании или государственной организации должны определить, какие товары и услуги они хотят получить, на каких условиях, каких результатов должна добиться компания. Собственно, на этом этапе и принимается решение о проведении тендера. Также на этом этапе следует определить, открытым или закрытым будет тендер. Если тендер планируется закрытым, то следует определиться со списком приглашённых компаний.
На втором этапе происходит разработка так называемого брифа (приглашения к участию). В нём должны содержаться описание компании — заказчика, постановка проблемы, желаемый результат, требований к компании — участнику тендера, требований к содержанию подаваемых потенциальным участником тендера документам. Естественно, что в тексте должны также указываться сроки приёма документов и места, где их можно подать. Следует помнить, что от того, насколько профессионально будет составлен бриф, зависит уровень понимания потенциальными исполнителями своих задач.
На третьем этапе происходит распространение приглашений к участию в тендере. Если это тендер открытый, то приглашения распространяются через средства массовой информации. Если закрытый, то к руководству компаний, которые могут быть потенциальными участниками тендера, составляются специальные письма.
На четвертом этапе происходит приём документов от участников тендера и возможно их дополнительное информирование (конкретизация условий).
На пятом этапе компании — участники тендера проводят итоговые презентации своих предложений. В этих презентациях они высказывают своё видение проблемы и путей её решения.
На шестом этапе происходит тщательное рассмотрение предложений участников руководством компании — устроителя тендера и отбор лучшего из них.
На седьмом этапе происходит объявление итогов тендера. Правила этики требуют доводить эти итоги до каждого участника тендера. Вовсе не является нормальной ситуация, когда руководство одного из участников тендера вдруг из средств массовой информации, или вообще по личным каналам узнаёт, что конкурент уже приступил к работе.
И всегда надо помнить о том, что насколько хорошо продуман и организован тендер, настолько хорошими будут его результаты.